Import des paiements des frais officiels depuis un fichier (Excel ou Texte)

e-School permet d'importer les paiements des frais officiels depuis un fichier externe.

Cela permet d'automatiser le processus d'encaissement des frais scolaires.

Les frais scolaires pourraient par exemple être payés par SMS auprès d'un opérateur de téléphonie. Ce dernier produit alors un fichier des paiements effectués que l'établissement peut récupérer et importer dans sa comptabilité.

Accès

Saisie .. Caisse .. Importation/exportation de paiements ..  .. Onglet [Import/export en local]

Voici une copie d'écran de la fenêtre permettant d'importer les paiements :

Principe général de fonctionnement :

Nous allons expliquer le fonctionnement en passant par un opérateur de téléphonie qui assure l'encaissement des frais scolaires :

• L'établissement génère un fichier contenant la liste des produits en attente de paiement par élève

  Cela se fait avec le bouton [Générer le fichier destiné à l'opérateur de téléphonie]

  Les formats suivants sont supportés : XLS, XLSX, TXT, CSV

   

• L'établissement transmet le fichier généré à l'opérateur de téléphonie (par email, FTP, ...)

   

• L'opérateur informe les parents d'élèves de la méthode de paiement

  Cela se fait par courrier ou affichage dans l'établissement par exemple

   

• Chaque parent d'élève compose un numéro sur son portable (code USSD) pour payer un frais scolaire

  Exemple : <Numéro opérateur>*<Code établissement>*<Code produit>*<Montant à payer>#<VALIDER>

   

• L'opérateur de téléphonie complète le fichier initial avec les paiements effectués

  C'est l'opérateur de téléphonie qui assure cette fonctionnalité

   

• L'opérateur de téléphonie transmet le fichier des paiements à l'établissement (par email, FTP, ...)

   

• L'établissement intègre les paiements contenus dans le fichiers dans sa base

  Cela se fait avec le bouton [Importer les paiements du fichier ci-dessus [F12]]

Import/export de paiements via FTP

Accès

Saisie .. Caisse .. Importation/Exportation de paiements .. Onglet [Import/export par FTP (opérateur de téléphonie)]

e-School recherche automatiquement les nouveaux fichiers de paiements présents sur le serveur FTP. Il suffit alors d'en sélectionner un et de cliquer sur le bouton [Importer le fichier FTP sélectionné]

Le bouton [Exporter le fichier FTP] permet de envoyer le fichier des frais à payer sur le serveur FTP.

Pour pouvoir importer/exporter des paiements par FTP, il faut configurer au préalable les paramètres de connexion au serveur FTP de votre opérateur de téléphonie.

Cela se fait en allant dans : Fichier .. Paramètres comptables .. Options générales .. Onglet [Opérateur de téléphonie]